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La auditoria es por excelencia, la mejor forma para que el Director General y el Comité de Auditoria estén al tanto de faltas de control, desviaciones o incumplimientos a las políticas y procedimientos establecidas por la Institución y así establecer planes de acción para atender las observaciones o recomendaciones hechas por el auditor.

Existen muchos temas de los que pudiéramos comentar en torno a la auditoria dentro  de la prevención de lavado de dinero, ya que la Disposiciones Generales para la prevención y detección de operaciones con recursos de procedencia ilícita obliga a las Instituciones Financieras a realizar una auditoría anual, la cual puede ser conducida de forma interna o externa, estos procedimientos muestran el resultado de los esfuerzos realizados por el Oficial de Cumplimiento y su equipo para dar cumplimiento a las Disposiciones Generales que mencione anteriormente; el resultado final de la auditoria debe ser enviado al Regulador a efecto de evidenciar que se está atendiendo a la regulación aplicable y gozar de una buena imagen reputacional; también solicitan este Dictamen las Instituciones Financieras con las que el auditado tenga alguna relación o interés comercial, esto es con la finalidad de saber sus niveles de cumplimiento, ya que pudieran existir un mayor apetito al riesgo lavado de dinero por parte del auditado con el cual la Institución Financiera que la requiere  no se sienta cómoda.

Los requerimientos regulatorios son cada días más y en muchas ocasiones las áreas de Cumplimiento cuenta con el personal demasiado justo para realizar su función, es decir que si existen nuevos criterios que desarrollar o nuevas obligaciones que cumplir, los lleva tener que desarrollar un método de priorización que si es mal administrado puede llevar a un sanción económica y por consecuencia a tener un daño reputacional, los cuales son irreparables.

Como lo mencionan la Disposiciones Generales aplicables, el Oficial de Cumplimiento es el responsable del cumplimiento a estas regulación, por lo cual dentro de la auditoria las observaciones son hechas haciendo mención si dicho funcionario está logrando atender los requerimientos regulatorios o no, lo cual motiva a que tenga que defender a capa y espada las actividades realizados durante el año para atender a la regulación y por consecuencia su trabajo, ya que como lo mencione, este Dictamen es dirigido al Director General y enviado al Regulador y contra partes.

En una ocasión un recién nombrado Oficial de Cumplimiento recibe la atenta notificación de que ya está próxima a comenzar la auditoria del año próximo pasado, motivo por el cual debe de preparar cierta información que requiere el auditor. Como lo mencione, este funcionario tenía poco de haber sido contratado por esta Institución Financiera y como parte de su función inicial realizo un análisis de brecha para identificar las necesidades del área, misma que hizo de conocimiento de respectivo Comité, incluido ahí el Director General.

Durante la auditoría este funcionario defendió los criterios que su antecesor había establecido como válidos para dar cumplimiento a la regulación, el año pasado el mismo auditor interno había dictaminado como satisfactorios los trabajos hechos, más sin embargo era evidente para el nuevo funcionario que los controles no era lo más adecuados y que inclusive, no habían detectado en años anteriores fallas en ciertos controles. ¿Ahora que debía hacer?

El funcionario aprovecho la carga de trabajo y sobre todo los conocimientos limitados del auditor en el tema (sobre este tema profundizaré en otro momento) para obtener un resultado “Satisfactorio” asumiendo el riesgo y suponiendo que obtendría los recursos necesario para cubrir los puntos detectados.

Es aquí donde se pueden sumar ciertos factores que afectan a las Institución y a veces pasan desapercibidos para los Altos Directivos y solo emergen cuando la empresa tiene un apercibimiento o alguna carta del Regulador, ya que cuando llega el Oficial de Cumplimiento a presentar el resultado del Dictamen, lejos de gustar al Directivo, este menciono que ahora no podría conseguir recursos que pide dentro Análisis de Brecha, que debe trabajar con lo que tiene y que obviamente será mal visto si la auditoria no es satisfactoria no todos los años anteriores.

Que elementos de riesgo se presentaron:

  • Nuevo Oficial de Cumplimiento que no quiere ser la causa de una auditoria No Satisfactoria
  • Un auditor con conocimientos limitados del tema anti lavado
  • Una Dirección General indiferente que solo busca dar una buena apariencia de cumplimiento
  • Un grupo de accionistas ajenos a las deficiencias presentadas.

Los puntos que no debemos perder de vista son:

  • Las recomendaciones del Oficial de Cumplimiento deben ser presentada también al Comité de Auditoria y a los Accionistas, en ocasiones que solo llegue al Director General no es suficiente.
  • Que el auditor que realice el examen tenga los conocimientos suficientes en la materia. Leer las reglas de ajedrez no te convierte en ajedrecista
  • Tener un adecuado proceso de auto corrección, para que no se mal visto dentro del Institución el incluir, adecuar o corregir algún proceso de prevención de lavado de dinero, recordemos que esta práctica es evolutiva y así deberían ser los procesos.
  • Cambiar de auditor de vez en cuando; cuantas veces la auditoria comienzan con la pregunta “¿Que ha cambiado del año pasado que revise?”
  • Contratar a un consultor especializado para que evalúe los proceso anti lavado previo a la auditoría.
  • Como muy importante concretizar a la Alta Dirección y a los Accionistas de la importancia y trascendencia del tema anti lavado

¿Te gustaría estar en esta Tormenta Perfecta?

La prevención es el éxito de todo.

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